• Les cas particuliers :
- Les salariés à temps partiel :
le quota DIF est calculé au prorata de leur temps de travail et peut être cumulé pendant plusieurs années (6, 7, 8,… ans), sans pouvoir dépasser le plafond de 120 heures.

Par exemple…
Un salarié à mi-temps (17 heures 30/semaine) acquiert tous les ans [17,5/35] x 20 = 10 heures au titre du DIF. S’il n’utilise pas son droit, il atteindra le plafond de 120 heures en 12 ans.

- Les salariés en CDD :
le quota DIF est calculé au prorata temporis.

Par exemple…
Au cours d’une année donnée, un salarié a travaillé en CDD :
- 3 mois dans une entreprise A
- 2 mois puis 4 mois dans une entreprise B.
soit, dans l’année, 9 mois en CDD. Son droit au DIF est donc égal à [9/12] x 20 = 15 heures. S’il souhaite les utiliser, il doit s’adresser à l’OPACIF.

À savoir !
le DIF-CDD
Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) accèdent au DIF selon des modalités particulières :

• le DIF est acquis, au prorata temporis, à l’issue de 4 mois consécutifs ou non en CDD au cours des 12 derniers mois. L’employeur est tenu d’informer les salariés concernés des droits acquis,

• les frais (coût pédagogique, frais de transport et d’hébergement, allocation de formation) sont pris en
charge par l’OPACIF, sur le 1% CIF-CDD.

En revanche, le DIF-CDD est mis en oeuvre dans les conditions générales définies pour les salariés en CDI, c’est-à-dire :

• réalisation à l’initiative du salarié, en accord avec l’employeur sur le choix de l’action de formation,

• possibilité pour le salarié, en cas de désaccord prolongé avec l’employeur, de demander une prise en charge au titre du CIF,

• déroulement hors temps de travail (sauf accord collectif contraire),

• application des règles d’utilisation du DIF en cas de licenciement ou de démission.

Pour quelle formation ?
Le DIF s’exerce à l’initiative du salarié mais l’employeur doit donner son accord sur le choix de la formation.

! En cas de désaccord, le dialogue peut continuer. Mais si ce désaccord persiste pendant deux années civiles consécutives, le salarié peut présenter sa demande à l’OPACIF qui l’étudie au regard de ses critères. Si l’OPACIF accepte la prise en charge, l’employeur verse à cet organisme (cf fiche 4) :
- le montant de l’allocation de formation correspondant à la durée du DIF,
- les frais de formation calculés sur la base du forfait horaire applicable au contrat de professionnalisation.

La formation choisie doit relever de l’une des actions suivantes :
- définies comme prioritaires par accord de branche, d’entreprise ou interprofessionnel,
- de promotion, d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances,
- actions qualifiantes.

Pendant ou hors temps de travail ?
En principe, la formation suivie dans le cadre du DIF se déroule en dehors du temps de travail. Le salarié perçoit alors l’allocation de formation (cf Outils transversaux 2)

Toutefois, un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir que le DIF s’exerce en partie pendant le temps de travail. Le salarié perçoit alors sa rémunération habituelle.

! Est hors temps de travail, la formation qui se déroule pendant le temps non travaillé habituellement non rémunéré (le soir, le week-end,…) ou rémunéré (jours de RTT, congés payés…).

Le salarié quitte l’entreprise : que devient le DIF ?
Tout dépend du motif de départ :

• licenciement pour motif personnel (sauf faute grave ou lourde) ou économique.
Si, pendant le préavis, le salarié demande à utiliser son droit, les heures acquises au titre du DIF (et non utilisées) sont converties en allocation de formation (cf Outils transversaux 2). La somme correspondante doit permettre de financer tout ou partie d’une action de formation, de bilan de compétences ou de VAE.

! Les conditions de mise en oeuvre de cette règle doivent être précisées, au niveau national, par accord conclu avec l’UNEDIC.

! La lettre de notification du licenciement doit mentionner les droits dont le salarié dispose au titre du DIF (cf Outil DIF 6).

• démission
Le salarié peut demander à bénéficier de son DIF si l’action de formation, de bilan de compétences ou de VAE est engagée avant la fin du préavis.

• retraite, licenciement pour faute grave ou lourde : le DIF est perdu.







FICHE 2
Mise en oeuvre du DIF : les différentes options possibles

Le DIF est un droit du salarié : lui seul prend, ou non, l’initiative de l’utiliser. S’il en demande la mise en oeuvre, un accord de votre part, sur le choix de l’action de formation, est nécessaire.
NB : l’entretien professionnel, tel que défini dans l’accord général du 5 décembre 2003, peut être notamment l’occasion de planifier et d’anticiper les demandes de DIF des salariés.

FICHE 3
Financement du DIF : tableau synthétique


* cf fiche 1
** maximum 0,90 % pour les entreprises de 10 salariés et plus. Pour celles de moins de 10 salariés : maximum 0,25% en 2004 et 0,40 % en 2005.





FICHE 4
Répondre à une demande de DIF : modalités et conséquences

Le DIF s’exerce à l’initiative du salarié mais vous devez donner votre accord sur le choix de la formation. À défaut, le DIF ne peut pas être mis en oeuvre. Le salarié vous présente donc une demande (cf Outil DIF 2). Vous disposez d’un mois pour répondre. Attention, si ce délai n’est pas respecté votre accord est considéré comme acquis !

! Demande ou réponse : aucune forme n’est imposée. Mais compte tenu de l’existence d’un délai de réponse, il est impératif de rédiger la réponse et de l’envoyer au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou de la lui remettre en main propre, contre récépissé.

Vous acceptez la demande
Vous communiquez, par écrit, votre décision à l’intéressé (cf Outil DIF 3) et établissez le budget prévisionnel, lequel inclut :
- le coût pédagogique,
- les frais annexes (transports, hébergement,…).,
- l’allocation de formation,
- le salaire chargé, si un accord collectif applicable à l’entreprise prévoit qu’une partie de la formation se déroule pendant le temps de travail.
Le salarié part en formation hors temps de travail. Pendant cette période, il perçoit l’allocation de formation (cf Outils transversaux 2) et bénéficie du maintien de la couverture accident du travail.

! le DIF peut se dérouler pendant le temps de travail si un accord de branche ou d’entreprise le prévoit. Dans ce cas, le salarié est rémunéré normalement et les heures de formation dépassant son horaire habituel de travail constituent des heures supplémentaires (complémentaires, si le salarié est à temps partiel).

À l’issue de la formation, sauf si vous avez pris au préalable des engagements spécifiques à l’égard du salarié, vous n’avez pas d’obligation particulière de prise en compte des connaissances acquises dans le cadre du DIF. Et bien sûr, vous déduisez du quota DIF acquis par le salarié avant son départ en formation, le nombre d’heures utilisé au titre du DIF (cf Outil DIF 5).

Vous refusez la demande
Vous n’êtes pas d’accord sur le choix de la formation présenté par le salarié : vous pouvez en discuter avec lui afin d’aboutir à un consensus. Mais vous devez, dans le mois qui suit la réception de la demande, lui adresser un courrier (par lettre recommandée AR ou remise en main propre contre décharge) lui signifiant votre refus (cf Outil DIF 4).

À noter !
Le choix de la formation suivie dans le cadre du DIF relève de la co-décision : employeur et salarié doivent aboutir à un accord. Mais, si pendant deux années civiles consécutives, un désaccord persiste, le salarié peut présenter son projet à l’OPACIF*.


* Organisme auprès duquel l’entreprise verse sa contribution CIF. Il s’agit le plus souvent d’un FONGECIF.