Fiche 1
Actions d’adaptation au poste de travail (catégorie 1)

Vous souhaitez :
• changer d’outils, de logiciels, de process,
• intégrer de nouveaux salariés,
• modifier l’organisation du travail,…

Vous pouvez mettre en place des actions d’adaptation au poste de travail, c’est-à-dire des formations
nécessaires à l’exécution par le salarié des missions et tâches liées à son poste de travail.

! Le poste de travail correspond à l’ensemble des fonctions exercées par le salarié dans le cadre d’une structure, à un moment donné, à l’aide de différents moyens (outils, matériels, procédures…).

Quelles implications ?
• Les actions d’adaptation au poste de travail sont réalisées pendant le temps de travail et donnent lieu au maintien de la rémunération et de la protection sociale du salarié. En cas de dépassement de l’horaire habituel de travail, des heures supplémentaires sont dues.

• Le salarié est tenu de suivre la formation prévue.

En pratique…
Pour déterminer si une action de formation entre dans la catégorie 1, il faut :

• analyser le poste de travail (quelles sont les tâches qui le caractérisent, les moyens qu’il requiert, sa place dans le service, le département, l’entreprise,…),

• s’interroger sur la capacité des salariés à occuper ces postes.

Si la ou les formations envisagées visent l’adéquation salariés/postes, ces actions relèvent de la catégorie 1.

Par exemple
Dans une PME, une secrétaire comptable est chargée de l’établissement de la paie. Elle travaille sur PC :
• ce poste exige l’utilisation du logiciel de paie X,
• l’intéressée ne sait pas l’utiliser,
• vous décidez de lui faire suivre une formation à l’utilisation du logiciel X (= formation au poste de travail/catégorie 1).

Fiche 2
Actions liées à l’évolution des emplois ou au maintien dans l’emploi (catégorie 2)

Vous souhaitez :
• accroître la polyvalence des salariés dans leur emploi,
• réorganiser un ou plusieurs services,
• gérer la pyramide des âges en formant les seniors,
• développer de nouvelles activités, occuper de nouveaux marchés…

Vous pouvez mettre en place des actions liées à l’évolution des emplois ou au maintien dans l’emploi, c’est-à-dire des formations permettant à un salarié :

• soit de se maintenir dans son emploi, alors que celui-ci - dans un bref délai ou à terme - se transforme,

• soit d’évoluer à l’intérieur de sa qualification. Les connaissances et savoirs-faire acquis lors de ces formations doivent être réutilisables sur un autre poste voire dans une autre entreprise.

! L’emploi correspond à l’ensemble des postes que le salarié peut occuper dans le cadre de sa qualification professionnelle.

Quelles implications ?
• Les actions liées à l’évolution des emplois ou au maintien dans l’emploi sont réalisées pendant le temps de travail et donnent lieu au maintien de la rémunération et de la protection sociale du salarié.

Toutefois, si un accord d’entreprise le prévoit ou, à défaut, en cas d’acceptation écrite du salarié, les heures de formation excédant l’horaire habituel de travail sont rémunérées au taux normal et ne donnent pas lieu à l’application du régime des heures supplémentaires (ou – pour les salariés à temps partiel – régime des heures complémentaires), et ce dans la limite de 50 heures par an et par salarié. Au-delà (51ème heure, 52ème…), les règles relatives aux heures supplémentaires s’appliquent.

! Dépasser l’horaire de travail, c’est par exemple, dans une entreprise appliquant la durée légale de 35 heures, le fait de suivre une formation d’une durée hebdomadaire de 38 heures : les 3 heures de dépassement ne sont pas des heures supplémentaires. Elles sont rémunérées au taux normal, ne sont pas imputables sur le contingent d’heures supplémentaires…

! Pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel (principalement les cadres), le quota d’heures de dépassement est fixé à 4 % du forfait.

• Le salarié est tenu de suivre la formation prévue.

En pratique…
Pour déterminer si une action de formation entre dans la catégorie 2, il faut :

• s’interroger sur l’évolution prévisible des emplois (au regard du projet de l’entreprise, des travaux de
l’observatoire prospectif des emplois et des qualifications,…),

• examiner la capacité des salariés à occuper ces emplois compte tenu des évolutions en cours ou prévisibles.

Si les formations envisagées visent à maintenir les salariés dans leur emploi ou à favoriser leur évolution vers un autre emploi, tout en restant dans la même qualification, il s’agit d’actions relevant de la catégorie 2.

! Si un dépassement horaire est prévu, il est impératif d’obtenir l’acceptation écrite du salarié (cf Outil PF 2) et de mettre en place un « compteur » individuel pour gérer le quota de 50 heures annuel autorisé.

Par exemple
Dans le cadre d’une réorganisation de l’entreprise, la secrétaire comptable doit prendre en charge le
suivi de l’activité commerciale :

• cette évolution exige des connaissances en matière de conception, de mise en oeuvre et de suivi de
tableaux de bord,

• l’intéressée ne les possède pas.

Vous prévoyez la formation nécessaire. Selon la charge de travail de la salariée, la durée et l’amplitude de la formation…, vous pouvez organiser (avec l’accord de la salariée) un dépassement de l’horaire de travail.

Fiche 3
Actions liées au développement des compétences (catégorie 3)

Vous souhaitez :
• faire évoluer certains salariés,
• pourvoir en interne à de nouveaux emplois,
• fidéliser des collaborateurs,
• remplacer des départs à la retraite,….

En accord avec les salariés concernés, vous pouvez prévoir des actions liées au développement des compétences, c’est-à-dire des formations permettant à un salarié d’accroître ses compétences pour évoluer dans l’entreprise.

! Le développement des compétences permet au salarié d’acquérir des connaissances, savoirsfaire, aptitudes… dépassant sa qualification professionnelle actuelle.

Quelles implications ?
• Les actions liées au développement des compétences sont réalisées pendant le temps de travail : elles donnent lieu au maintien de la rémunération et de la protection sociale du salarié.
Toutefois, sous certaines conditions - accord écrit employeur/salarié, engagements de l’entreprise
(cf fiche 4)

- la formation peut se dérouler hors temps de travail dans la limite de 80 heures par an et par salarié, lequel perçoit alors une allocation de formation (cf Outils transversaux 2) et bénéficie du maintien de la protection contre les accidents du travail.

! Est hors temps de travail, la formation qui se déroule pendant le temps non travaillé habituellement non rémunéré (le soir, le week-end,…) ou rémunéré (jours de RTT, congés payés…).

! Pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel (principalement les cadres), le quota d’heures de formation hors temps de travail est fixé à 5 % du forfait.

• Si la formation a lieu hors temps de travail, le salarié peut refuser d’y participer.

En pratique…
Pour déterminer si une action de formation entre dans la catégorie 3, il faut :

• faire l’état des compétences nécessaires,

• repérer les salariés susceptibles de les exercer.
Si la ou les formations envisagées visent à développer les compétences recherchées, il s’agit d’actions relevant de la catégorie 3.

! Lorsqu’une organisation de la formation hors temps de travail est prévue, il est impératif de :
- définir les propositions à soumettre au salarié en termes de contreparties (reconnaissance de la compétence acquise et de l’effort fourni - cf fiche 4),
- recueillir l’accord écrit du salarié (cf Outil PF 3),
- mettre en place un « compteur » individuel afin de gérer le quota de 80 heures annuelles autorisé.

Par exemple
Afin de permettre à une secrétaire comptable d’évoluer tout en palliant un départ à la retraite, vous envisagez de la promouvoir en tant qu’assistante commerciale. Cette évolution exige des connaissances au-delà de la qualification de l’intéressée.

Vous prévoyez une formation à la technique de vente. Une partie de l’action se déroule hors temps de travail. Avant le départ en formation, vous signez donc avec la salariée un accord précisant :
• les modalités de la formation hors temps de travail,
• les engagements de l’entreprise vis-à-vis de la salariée (promotion,… cf fiche 4) si elle est assidue à la formation et satisfait aux évaluations prévues.

Fiche 4
Dépassement du temps de travail/Hors temps de travail :
• quelles formalités ?
• quels engagements ?

Les formations inscrites dans le plan de formation de l’entreprise se déroulent pendant le temps de travail, donnent lieu au versement de la rémunération habituelle, au maintien de la protection sociale du salarié et n’impliquent aucune obligation de reconnaissance (changement de qualification, prime…) à la charge de l’entreprise.

Cependant, les actions de formation relevant de la catégorie 2 (actions liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi – cf fiche 2) et de la catégorie 3 (actions de développement des compétences – cf fiche 3) peuvent être mises en oeuvre au-delà de l’horaire habituel du salarié. À condition toutefois de respecter des formalités et, dans certains cas, de prendre des engagements vis-à-vis du salarié.

Actions liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi



Actions de développement des compétences

Fiche 5
Financement des formations par catégorie d’actions
Tableau synthétique